La gestión del tiempo desde una perspectiva Kaizen.

kaizenEl tiempo es un recurso valioso, estratégico. Es uno de los recursos más escasos tanto para las personas como para cualquier organización, y sin embargo, a pesar de ello, sigue siendo uno de los recursos que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este recurso valioso se pueden poner en marcha las tareas que nos permiten conseguir nuestros objetivos y metas tanto a nivel personal como organizacional.

El tiempo es el único activo irrecuperable: cuando se utiliza, se gasta, y nunca más vuelve a estar disponible. Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo si su primer uso no resulta satisfactorio; pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo.

A pesar de que este recurso es extremadamente crítico y valioso, es quizás al que prestamos menor atención, puesto que no lo asociamos a recursos económicos, no es tangibe y parece ser gratis. Considerar el tiempo como un activo administrable es fundamental para introducir aquellos cambios personales u organizativos que inciden directamente en la consecución de nuestros objetivos. En el área organizacional, el Kaizen trata el tiempo como un recurso valiosísimo. También es aplicable en psicología.

La utilización ineficiente del tiempo da como resultado el estancamiento:

  • En las empresas, Los materiales, los productos, la información y los documentos permanecen en un lugar sin agregar valor alguno. En el área de producción, el desperdicio temporal toma la forma de inventario. En el trabajo de oficina, esto sucede cuando un documento o segmento de información permanece en un escritorio o dentro de un computador esperando una decisión o una firma. Todo estancamiento produce despilfarro. Los desperdicios (muda) conducen invariablemente a la pérdida de tiempo, por eso el lugar de trabajo (gemba) debe estar siempre ordenado.
  • Para las personas, una mala gestión del tiempo produce procrastinación. Dedicar mucho tiempo a tareas o actividades improductivas, y aplazar para más tarde, las tareas y actividades productivas. En muchas ocasiones, esta pérdida de tiempo, y los pensamientos de ineficacia cuando se sabe que se tienen que abordar tareas relevantes, pueden producir bajada de autoestima, fatiga, ansiedad y estrés.

El tiempo es un activo que con frecuencia se desprecia. Si se dilapida pone en peligro el mejor de los planes; si se utiliza cuidadosamente hace que la administración sea más efectiva y menos inquietante. El tiempo es irrecuperable: una vez que el tiempo se ha gastado, nadie tiene una segunda oportunidad para usarlo.

Si concebiéramos el paso del tiempo, otorgándole el mismo valor que si nos dejáramos una luz de casa encendida, o un grifo de agua permanentemente abierto, seríamos más conscientes del valor que tiene el tiempo.

La eliminación de los tiempos muertos que no agregan valor, aumentan la capacidad de lograr incrementos sustanciales, tanto en eficiencia como en satisfacción (propia y del cliente). Por cuanto no tiene costo alguno, la eliminación del muda es una de las formas más fáciles que tienen las empresas y las personas para mejorar sus operaciones.

Todo lo que tenemos que hacer es observar y registrar en qué invertimos el tiempo. Reconocer el “muda” o tiempos muertos o improductivos, y emprender los pasos necesarios para su eliminación. El tiempo también puede ser administrado para darle un uso óptimo, en la misma forma que se maneja el dinero, el suministro eléctrico, el gas o el agua.

En síntesis, el método Kaizen debe contemplar:

  • En las empresas: una visión sistémica de la empresa que participe activamente en los procesos productivos, y en la planificación comercial y financiera. Esto implica apelar a diversas estrategias de ingeniería donde la gestión estadística y el uso de las herramientas informáticas permitar aumentar y dar flexibilidad a la capacidad productiva.
  • En las personas: una implicación y control sobre la propia vida y las actividades que desarrollamos, y en la eficacia y eficiencia de éstas en la consecución de nuestros objetivos y metas.

Pequeños cambios tienen grandes consecuencias.

Acerca de Baltasar Santos

Licenciado en Psicología, post grado en mediación, y máster en psicología forense. Curioso y en constante aprendizaje. Me encanta impartir clases, las TIC, pero sobretodo soy un apasionado de las personas. y disfruto aplicando psicología y formación para el desarrollo de personas y organizaciones.
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